”Onneksi on deadlinet olemassa, muuten ei saisi mitään tehdyksi”, saattaa moni sanoa. Tilanne voi kuitenkin olla se, että sekään ei auta. Tällöin voidaan joutua pyytää vielä jatkoajan jatkoaikaa, joko itseltä tai yhteistyökumppanilta. Jos tunnistat olevasi tällainen viime tipan ihminen, jolla välillä hyvissä ajoinkin sovitut asiat tuppaavat olemaan myöhässä, oletko pysähtynyt miettimään, millaisena toimintasi näyttäytyy ulospäin? Tai miten sinä suhtaudut, kun omat kumppanisi venyttävät sovittujen asioiden aikataulurajoja?
klikkaa kuulokkeita.
Toistuvat aikatauluhaasteet ja tuplabuukkaukset antavat epäluotettavan kuvan henkilöstä, ja se saattaa säteillä esimerkiksi uusien kumppanuuksien syntyyn tai vanhojen yhteistyösuhteiden joustavuuteen ja luotettavuuteen. Kumppanit voivat vaatia takeita toimista, joka voi näkyä etukäteiseuroina tai muina vakuuksina, tai vaikkapa toistuvina kyselyinä ja asioiden aikataulujen varmisteluina. Tämä ei tunnu mukavalta kenestäkään.
Sovittujen aikataulujen pitämättömyys aiheuttaa monesti lumipalloefektin, jolla on aina vaikutusta myös muiden toimintaan. Jos jokin vaihe tai jonkun yksittäisen henkilön tekeminen viivästyy, se voi tarkoittaa isompien kokonaisuuksien viivästymistä tai jopa keskeytymistä. Jos olet itse omalta osaltasi tehnyt kaiken ajoissa, tympääntymistä voi olla vaikea välttää.
Ajanhallinnan taitoja ja tehtävien toimeenpanon osaamista voi opetella! Meillä kaikilla on sama määrä tunteja vuorokaudessa. Aikaa ei voi hallita, mutta sitä voi, miten ja mihin sitä kulutetaan. Järjestelmällinen ajanhallinta ja kalenterointi auttaa ehkäisemään tuplabuukkauksia, peruttuja tapahtumia ja tapaamisia tai omien tärkeiden töiden viivästymisiä. Omaan ajanhallintaan kannattaa panostaa, sillä jo pienillä päivittäisillä muutoksilla on mahdollista saada aikaan merkittäviä ajansäästöjä kokonaisuudessa. Esimerkiksi 15 minuutin säästö/päivä merkitsee lähes 12 kahdeksan tunnin työpäivää vuodessa! Tämän lisäksi toki myös ”säätäminen” vähenee ja hermoja säästyy.
Ajanhallinnassa on kyse ennen kaikkea oman toiminnan suunnittelusta ja itsensä johtamisesta. Ajanhallinta vaatii itsekuria ja tavoitteiden asettamista. Pyri siihen, että tiedät mikä sinulle on tärkeää ja saat tehtyä tavoittelemiasi asioita. Kuitenkin siten, että aikaa jää myös palautumiseen ja muullekin elämälle.
Ota rohkeasti ote omaan aikaasi. Se on avain mielenrauhaan ja tilanteen hallintaan, joka säteilee positiivisesti myös ulospäin!
Minna Rintamäki
yritystoiminnan kouluttaja
minna.rintamaki(a)syo.fi