Mia Toivonen.

Mia Toivonen – Johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammatti­tutkinto

Johtamiskoulutuksesta välineitä omaan työkalupakkiin

Kehityspäällikkö ja yrittäjä Mia Toivonen työskentelee Tampereella perheyritys Ajan Lukossa. Yritys pyörii jo toisessa polvessa ja täyttää 52 vuotta kesällä 2022. Toivosen yrittäjäkollegoina toimivat hänen kaksi veljeään, ja hallituksessa on edustettuna lisäksi toisen veljen vaimo. 

Toivonen on ollut mukana toiminnassa miltei 30 vuotta, ja hänen mukaansa pitkän ajan kuluessa helposti urautuu eikä näe metsää puilta. Siksi häntä kiinnosti Johtamiskoulutus, joka järjestettiin monimuotokoulutuksena Tampereella. 

– Omaan toimintaan liittyvä koulutus kiinnosti ja mietin, saisinko sieltä jotain omaan työkalupakkiini. Ja saihan sieltä!

Hän tuli lähteneeksi koulutukseen mutkan kautta. Hänen yhtiökumppanilleen tuli sähköpostia koulutuksesta ja tämä jakoi tiedon eteenpäin.  

Erityisesti kiinnosti se, että koulutus oli työn ohessa todella notkeasti tehtävissä.

Mia Toivonen

– Minä tartuin siihen. Erityisesti kiinnosti se, että koulutus oli työn ohessa todella notkeasti tehtävissä. Varmasti monet yrittäjille suunnatut koulutukset ovat, koska koulutukseen ei voi paneutua syvällisesti päivittäin. 

Moninainen tehtävänkuva, paljon osaamista

Toivosen tehtäväkenttä kehityspäällikkönä on moninainen ja vaatii asiantuntemusta ja osaamista hyvin erilaisista asioita. Perheyrityksessä on tällä hetkellä yhteensä 26 työntekijää yrittäjät itse ja hallituksen väki mukaan luettuna.  

– Ensimmäisenä ja tärkeimpänä on tietysti esimiestyö suoraan kolmelle myynnin tuessa työskentelevälle asiantuntijallemme. Koordinoin myös toisen yrittäjän kanssa myymälähenkikökuntaa ja hoidan henkilöstöasioita, esimerkiksi henkilöstön koulutusta ja perehdyttämistä. 

Palkkojen maksusta Toivonen ei vastaa, mutta huolehtii esimerkiksi yrityksen juoksevista henkilöstöasioista ja rekrytointien järjestämisestä.  

– Minun kauttani kiertää meillä noin 95 % kaikista laskuista. Koen sen etuoikeutena, koska sen avulla voin tarkkailla laatua ja esiin nousevia kehitystarpeita sisäisessä toiminnassamme.  

Kehittämistoiminnassa mukana laaja-alaisesti

Toivonen vastaa yrityksen kehitystoimenpiteistä hyvin laaja-alaisesti. Hän tekee suunnitelmat kehittämisprojekteihin ja hoitaa kehitysrahoitukset esimerkiksi ELY-keskuksen suunnalta. Projektipäälliköiden sisäisten toimintojen ohjeistaminen kuuluu myös Toivosen työhön.  

– Heillä on monenlaista kysyttävää erilaisista asioista. Viestin heidän kanssaan esimerkiksi siitä, millaisella informaatiolla tai ilmeellä lähdemme lähestymään asiakkaita. 

Yrityksen suoramarkkinoinnissa ja asiakkaiden uutiskirjeissä sekä kotisivuista ja kepeämmässä somekanavien päivittämisessä näkyy Toivosen kädenjälki – samoin isompien markkinointitapahtumien järjestämisessä. Merkittävässä roolissa hän on mukana myös luomassa muuta ilmettä, jonka muodostavat vaatteet, autoteippaukset ja sisustukset.  

”Sai pysähtyä miettimään asioita yrityksen kannalta”

Johtamiskoulutus toimi Toivosen mukaan hänen kohdallaan todella hyvin. Hän sai luvan kanssa pysähtyä ajattelemaan asioita yrityksen kannalta, vaikka mietittyä oli yrityksessä jo paljon valmiiksi. Samalla kun tarkasteli omaa tekemistä, tulivat asiat dokumentoitua ja mietittyä, voisiko jotain tehdä toisinkin.  

Tietosuoja-asiat ovat tuoneet mukanaan lisää dokumentointia ja yrityksen tietosuoja-asioiden asiantuntijana toimimista. Toivonen vastaa myös myyntiin liittyvistä ylläpitosopimuksista ja määräaikais- tai vuosihuoltojen sopimisesta ja aikatauluttamisesta asentajille. 

– Hoidan kaikki ict-toiminnot – teen yrityksen sisäiset laitehankinnat ja ohjelmistoasennukset sekä suunnittelen, millaisia järjestelmiä tarvitaan. Asiakasrajapinnan puolen taas myyjät hoitavat.  

Samalla kun tarkasteli omaa tekemistä, tulivat asiat dokumentoitua ja mietittyä, voisiko jotain tehdä toisinkin.  

Mia Toivonen

Toivonen toimi jo 20 vuotta sitten yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän arkkitehtinä ja vastaa nytkin sen jatkuvasta kehittämisestä. Hän huolehtii siitä, miten järjestelmää voidaan käyttää parhaalla mahdollisella tavalla. 

– Siihen liittyvä business intelligence on täysin omaa käsialaani. Siitä saamme yrityksen taloudellisia raportteja. Meillä on innovatiivinen seurantatapa, ja saamme sieltä vaikkapa tietoa ihan asentajakohtaisesti kunkin tuottavuudesta. 

Järjestelmän tuottamia raportteja hyödynnetään kehityskeskusteluissa yhtenä materiaalina. Myös myyjät saavat niitä käyttöönsä vuoden aikana automaattisesti. Tämä mahdollistaa seurannan vuoden mittaan ja tilanteen tasalla pysymisen. 

– Tämän vuoksi meillä pitää laskuttaa auringontarkasti ja syöttää oikeaa tietoa. Muutoin emme voi luottaa järjestelmän tuottamiin raportteihin ja tilastoihin.  

Opiskelu työn ohessa sopii monessa mukana olevalle

Päävastuu yrityksen päivittäisestä tilausten käsittelystä on Toivosen tiimin harteilla. Puhelimitse ja sähköpostitse tulee tilauksia ja ne jaetaan eteenpäin tarjouslaskentaan, asennuksille tai käsitellään itse. 

Merkittävänä yrityksen liiketoiminta-alueena Toivonen mainitsee avainhallinnan. Asiakas on saattanut ulkoistaa kaikki avaimensa Ajan Lukolle, josta niitä määrätyn protokollan mukaan jaetaan.

Kokonaisuuteen kuuluu paljon sopimusten tekemistä, markkinointia ja erilaisista yksityiskohdista sopimista. 

Yrityksessä on myös paljon juoksevia asioita ja tulipaloja, joihin täytyy reagoida.  Työn ohessa suoritettava koulutus sopikin Toivoselle erinomaisesti arjen keskelle. 

Työn ohessa suoritettava koulutus sopi erinomaisesti arjen keskelle. On aivan loistavaa, että koulutus voidaan järjestää näin.

Mia Toivonen

– On aivan loistavaa, että koulutus voidaan järjestää näin. Osa päivistä oli lähikoulutusta Tampereella, johon oli lyhyt matka. Etäopetuksessa taas pystyin osallistumaan koulutukseen hiihtolomalta Vuokatista. Koulutuspäivä ei häirinnyt perheen lomasuunnitelmia. 

Koulutus maksaa vaivan

Johtamiskoulutus sopiikin Toivosen mielestä parhaiten esimiestehtävässä olleelle tai jo hetken aikaa yrittäjän toimineille, joilla on jo kokemusta käsiteltävistä asioista. Muuten voi tulla liikaa asiaa kerralla ja voi joutua keksimään asioita, joita ei vielä oikeasti ole konkreettisesti olemassa.  

– Koulutuksessa oli mielekästä miettiä asioita, herkullista mutustella niitä ja laitella ajatuksia ylös, kun niistä on kokemusta.

– Esimerkiksi henkilöstöasiat ovat herkkiä asioita. Ilman kokemusta on vaikea kuvitella niitä tilanteita, joita voi eteen tulla ja miten ne pitäisi käsitellä. 

– Suosittelen!
Koulutus ei vaadi niin paljon ajankäyttöä, että sitä kokisi rasitteena missään vaiheessa. Ajallisesti tämä on helppo mahdollistaa ja maksaa kyllä vaivan. Itsellänikin on yrittäjäkollegoja, jotka voisivat hyötyä tällaisesta, Toivonen summaa.

Suosittelen! Ajallisesti koulutus on helppo mahdollistaa ja maksaa kyllä vaivan.

Mia Toivonen

Arkistot